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Dokument zum Jahresbericht 1998 des Berliner Datenschutzbeauftragten:
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BERLINER LANDESBEAMTENGESETZ - LBG |
(Auszug)
In der Fassung der Bekanntmachung vom 20. Februar 1979 (GVBl. S. 368),
zuletzt geändert durch Gesetz vom 19. Dezember 1997 (GVBl. S.686)
Inhaltsübersicht:
- § 56
[Personalakten]
- § 56a
[Beihilfevorgänge]
- § 56b
[Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen]
- § 56c
[Einsichtnahme in die Personalakten]
- § 56d
[Weitergabe von Personalakten und Auskünfte]
- § 56e
[Tilgungsfristen für Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen]
- § 56f
[Aufbewahrungsfristen für Personalakten]
- § 56g
[Automatisierte Verarbeitung von Personalaktendaten]
(...)
§ 56
[Personalakten]
(1) Über jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen;
sie ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu
schützen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich
der in Dateien gespeicherten, die den Beamten betreffen, soweit
sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren
Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); andere Unterlagen dürfen
in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Personalaktendaten
dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft
verwendet werden, es sei denn, der Beamte willigt in die anderweitige
Verwendung ein. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen,
die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich
zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits-
und Kindergeldakten. Kindergeldakten können mit Besoldungs-
und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese
von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer
von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet
werden; § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch und die §§ 67 bis 78
des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch bleiben unberührt.
(2) Die Personalakte soll nach sachlichen Gesichtspunkten
in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können
bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen
Behörde geführt werden. Nebenakten (Unterlagen, die
sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen
nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde
nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere
personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig
sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis
zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden
Behörde erforderlich ist. In die Grundakte ist ein vollständiges
Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.
(3) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte
haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung
von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies
zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft
erforderlich ist, dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren.
(4) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerber,
Beamte und ehemalige Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung,
Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses
oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und
sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung
und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift
dies erlaubt. Fragebogen, mit denen solche personenbezogenen Daten
erhoben werden, bedürfen vom 1. Januar 1996 an der Genehmigung
durch die zuständige oberste Dienstbehörde.
§ 56a
[Beihilfevorgänge]
Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu
führen. Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt
aufzubewahren. Sie soll in einer von der übrigen Personalverwaltung
getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; Zugang sollen
nur Beschäftigte dieser Organisationseinheit haben. Die Beihilfeakte
darf für andere als für Beihilfezwecke nur verwendet
oder weitergegeben werden, wenn der Beihilfeberechtigte und der
bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige
im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder
Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag
stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies
erfordert oder soweit es zur Abwehr erheblicher Nachteile für
das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für
die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung
der Rechte einer anderen Person erforderlich ist. Die Sätze 1 bis 4 gelten
entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.
§ 56b
[Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen]
Der Beamte ist zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen,
die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden
können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören,
soweit die Anhörung nicht nach anderen Rechtsvorschriften
erfolgt. Die Äußerung des Beamten ist zur Personalakte zu nehmen.
§ 56c
[Einsichtnahme in die Personalakten]
(1) Der Beamte hat, auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses,
jederzeit ein Recht auf Einsicht in seine voll ständige Personalakte.
(2) Einem Bevollmächtigten des Beamten ist jederzeit
Einsicht zu gewähren, soweit nicht im Einzelfall dienstliche
Gründe entgegenstehen. Dies gilt auch für Hinterbliebene,
wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird, und deren
Bevollmächtigte. Für Auskünfte aus der Personalakte
gelten die Sätze 1 und 2 entsprechend.
(3) Die Dienstbehörde bestimmt, wo die Einsicht gewährt
wird. Soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, können
Auszüge, Abschriften, Ablichtungen oder Ausdrucke gefertigt
werden; dem Beamten ist auf Verlangen ein Ausdruck der zu seiner
Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen.
(4) Der Beamte hat ein Recht auf Einsicht auch in andere Akten,
die personenbezogene Daten über ihn enthalten und für
sein Dienstverhältnis verarbeitet oder genutzt werden, soweit
gesetzlich nichts anderes bestimmt ist; dies gilt nicht für
Sicherheitsakten. Die Einsichtnahme ist unzulässig, wenn
die Daten des Betroffenen mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen
nicht-personenbezogenen Daten derart verbunden sind, daß
ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig
großem Aufwand möglich ist. In diesem Fall ist dem Beamten Auskunft zu erteilen.
§ 56d
[Weitergabe von Personalakten und Auskünfte]
(1) Ohne Einwilligung des Beamten ist es zulässig, die
Personalakte für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft
der obersten Dienstbehörde oder einer im Rahmen der Dienstaufsicht
weisungsbefugten Behörde vorzulegen. Das gleiche gilt für
Behörden desselben Geschäftsbereichs, soweit die Vorlage
zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung
notwendig ist, sowie für Behörden eines anderen Geschäftsbereichs
desselben Dienstherrn, soweit diese an einer Personalentscheidung
mitzuwirken haben. Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden
Behörden ein medizinisches Gutachten erstellen, darf die
Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung vorgelegt werden. Für
Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend.
Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer Vorlage abzusehen.
(2) Auskünfte an Dritte dürfen nur mit Einwilligung
des Beamten erteilt werden, es sei denn, daß die Abwehr
einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der
Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten
die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Inhalt und Empfänger
der Auskunft sind dem Beamten schriftlich mitzuteilen.
(3) Vorlage und Auskunft sind auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken.
§ 56e
[Tilgungsfristen für Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen]
(1) Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen,
auf die die Tilgungsvorschriften des Disziplinarrechts keine Anwendung finden, sind,
- falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben,
mit Zustimmung des Beamten unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten,
- falls sie für den Beamten ungünstig, sind oder ihm nachteilig werden können,
auf Antrag des Beamten nach einem Jahr zu entfernen und zu vernichten; dies gilt nicht für dienstliche Beurteilungen.
Die Frist nach Satz 1 Nr.2 wird durch erneute Sachverhalte
im Sinne dieser Vorschrift oder durch die Einleitung eines Straf-
oder Disziplinarverfahrens unterbrochen. Stellt sich der erneute
Vorwurf als unbegründet oder falsch heraus, gilt die Frist
als nicht unterbrochen. Unterlagen, die nicht Personalaktendaten
sind und deren Aufnahme in die Personalakten deshalb unzulässig
war, sind mit Zustimmung des Beamten unverzüglich zu entfernen.
(2) Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil
einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister
sind mit Zustimmung des Beamten nach drei Jahren zu entfernen
und zu vernichten. Absatz 1 Satz 2 und 3 gilt entsprechend.
§ 56f
[Aufbewahrungsfristen für Personalakten]
(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluß von der personalaktenführenden
Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,
- wenn der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist,
mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65.Lebensjahres, in den Fällen des § 83 dieses Gesetzes und
des § 10 der Landesdisziplinarordnung jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger
nicht mehr vorhanden sind,
- wenn der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,
- wenn nach dem verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres,
in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist.
(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren,
Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und
Reisekosten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem
die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren.
Unterlagen , aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist,
sind unverzüglich zurückzugeben, wenn sie für den
Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden.
(3) Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres,
in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren;
besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs,
sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.
(4) Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
vernichtet. Die Vorschriften des Archivgesetzes des Landes Berlin bleiben unberührt.
§ 56g
[Automatisierte Verarbeitung von Personalaktendaten]
(1) Personalaktendaten dürfen in Dateien nur für
Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet
werden (Personalinformationssystem). Ihre Übermittlung ist
nur nach Maßgabe des § 56d zulässig. Ein automatisierter
Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit
durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist.
(2) Personalaktendaten im Sinne des § 56a dürfen
automatisiert nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von
den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch
getrennt verarbeitet und genutzt werden.
(3) Von den Unterlagen über medizinische oder psychologische
Untersuchungen und Tests dürfen im Rahmen der Personalverwaltung
nur die Ergebnisse automatisiert verarbeitet oder genutzt werden,
soweit sie die Eignung betreffen und ihre Verarbeitung oder Nutzung
dem Schutz des Beamten dient.
(4) Beamtenrechtliche Entscheidungen dürfen nicht ausschließlich
auf Informationen und Erkenntnisse gestützt werden, die unmittelbar
durch automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gewonnen werden.
(5) Bei erstmaliger Speicherung ist dem Betroffenen die Art
der über ihn gemäß Absatz 1 gespeicherten Daten
mitzuteilen, bei wesentlichen Änderungen ist er zu benachrichtigen.
Ferner sind die Verarbeitungs- und Nutzungsformen automatisierter
Personalverwaltungsverfahren zu dokumentieren und einschließlich
des jeweiligen Verwendungszweckes sowie der regelmäßigen
Empfänger und des Inhalts automatisierter Datenübermittlung
allgemein bekanntzugeben.
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