Der Datenschutzbeauftragte hat in seinem Jahresbericht 1988 zur Frage der Anforderung der Personalakten von Überhangkräften durch die Personalwirtschaftsstellen Stellung genommen. Der Senat hat hierzu noch einmal deutlich gemacht, daß für die Übernahme eines Mitarbeiters im Personalüberhang gemäß § 47 Abs. 2 LHO die Einsichtnahme in die Personalakten durch einen eng begrenzten Personenkreis mit besonderer dienstlicher Verantwortung unverzichtbar ist.
Jedoch wird weiterhin nicht in jedem Stellenbesetzungsfall eine derartige Akteneinsicht erforderlich sein. Eine erste Grobauswahl müssen die Personalwirtschaftsstellen anhand der in der Personalüberhangliste enthaltenen Amts- und Berufsbezeichnungen, der Besoldungs-, Vergütungs- oder Lohngruppe (einschließlich der Fallgruppen) sowie der derzeitigen Beschäftigungsdienststelle treffen; dadurch können Personalüberhangkräfte von vornherein von der Übernahme ausgeschlossen werden. Danach sollten vorrangig Informationen durch persönliche Kontaktaufnahme mit den entsprechenden Dienstkräften selbst eingeholt werden. Nicht immer sind die Überhangkräfte jedoch sofort zu erreichen oder zu entsprechenden (fernmündlichen) Auskünften bereit. Dann müssen von der zuständigen Stelle die entscheidungsrelevanten Informationen über den beruflichen Werdegang bei der Dienstbehörde der Überhangkräfte direkt eingeholt werden. Hierzu sollten die Dienstbehörden auf Anforderung von anderen Dienstbehörden in konkreten Stellenbesetzungsfällen schriftliche Informationen nach beiliegendem Muster anstelle der Personalakten übersenden. Selbstverständlich müssen diese Angaben ebenso vertraulich behandelt werden wie die Personalakten. Nach Abschluß des Stellenbesetzungs- oder Ausnahmeverfahrens sind diese besonderen Unterlagen zu vernichten.
Die so gewonnenen Informationen reichen nach meiner Einschätzung in vielen Fällen (z. B. für einen Antrag auf Ausnahme von der Übernahmeverpflichtung aus zwingenden dienstlichen Gründen) aus. Erst bei einem weitergehenden Informationsbedarf sollte die Personalakte nach dem bisherigen Verfahren angefordert werden.
Dieses Verfahren bringt meines Erachtens auch für die Personalwirtschaftsstellen eine Erleichterung, die bisher oftmals längere Zeit auf die Übersendung der Personalakten warten mußten.
