§ 56a Beihilfevorgänge
Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu
führen. Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt
aufzubewahren. Sie soll in einer von der übrigen Personalverwaltung
getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; Zugang sollen
nur Beschäftigte dieser Organisationseinheit haben. Die Beihilfeakte
darf für andere als für Beihilfezwecke nur verwendet
oder weitergegeben werden, wenn der Beihilfeberechtigte und der
bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige
im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder
Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag
stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies
erfordert oder soweit es zur Abwehr erheblicher Nachteile für
das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für
die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung
der Rechte einer anderen Person erforderlich ist. Die Sätze
1 bis 4 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge
und Heilverfahren.
§ 56b Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen
Der Beamte ist zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen,
die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden
können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören,
soweit die Anhörung nicht nach anderen Rechtsvorschriften
erfolgt. Die Äußerung des Beamten ist zur Personalakte
zu nehmen.
§ 56c Einsichtnahme in die Personalakten
(1) Der Beamte hat, auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses,
jederzeit ein Recht auf Einsicht in seine voll ständige
Personalakte.
(2) Einem Bevollmächtigten des Beamten ist jederzeit
Einsicht zu gewähren, soweit nicht im Einzelfall dienstliche
Gründe entgegenstehen. Dies gilt auch für Hinterbliebene,
wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird, und deren
Bevollmächtigte. Für Auskünfte aus der Personalakte
gelten die Sätze 1 und 2 entsprechend.
(3) Die Dienstbehörde bestimmt, wo die Einsicht gewährt
wird. Soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, können
Auszüge, Abschriften, Ablichtungen oder Ausdrucke gefertigt
werden; dem Beamten ist auf Verlangen ein Ausdruck der zu seiner
Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen.
(4) Der Beamte hat ein Recht auf Einsicht auch in andere Akten,
die personenbezogene Daten über ihn enthalten und für
sein Dienstverhältnis verarbeitet oder genutzt werden, soweit
gesetzlich nichts anderes bestimmt ist; dies gilt nicht für
Sicherheitsakten. Die Einsichtnahme ist unzulässig, wenn
die Daten des Betroffenen mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen
nicht-personenbezogenen Daten derart verbunden sind, daß
ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig
großem Aufwand möglich ist. In diesem Fall ist dem
Beamten Auskunft zu erteilen.
§ 56d Weitergabe von Personalakten und
Auskünfte
(1) Ohne Einwilligung des Beamten ist es zulässig, die
Personalakte für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft
der obersten Dienstbehörde oder einer im Rahmen der Dienstaufsicht
weisungsbefugten Behörde vorzulegen. Das gleiche gilt für
Behörden desselben Geschäftsbereichs, soweit die Vorlage
zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung
notwendig ist, sowie für Behörden eines anderen Geschäftsbereichs
desselben Dienstherrn, soweit diese an einer Personalentscheidung
mitzuwirken haben. Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden
Behörden ein medizinisches Gutachten erstellen, darf die
Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung vorgelegt werden. Für
Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 bis
3 entsprechend. Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer
Vorlage abzusehen.
(2) Auskünfte an Dritte dürfen nur mit Einwilligung
des Beamten erteilt werden, es sei denn, daß die Abwehr
einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der
Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten
die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Inhalt und Empfänger
der Auskunft sind dem Beamten schriftlich mitzuteilen.
(3) Vorlage und Auskunft sind auf den jeweils erforderlichen
Umfang zu beschränken.
§ 56e Tilgungsfristen für Beschwerden,
Behauptungen und Bewertungen
(1) Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen,
auf die die Tilgungsvorschriften des Disziplinarrechts keine Anwendung
finden, sind,
1. falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen
haben, mit Zustimmung des Beamten unverzüglich aus der Personalakte
zu entfernen und zu vernichten,
2. falls sie für den Beamten ungünstig, sind oder
ihm nachteilig werden können, auf Antrag des Beamten nach
einem Jahr zu entfernen und zu vernichten; dies gilt nicht für
dienstliche Beurteilungen.
Die Frist nach Satz 1 Nr. 2 wird durch erneute Sachverhalte
im Sinne dieser Vorschrift oder durch die Einleitung eines Straf-
oder Disziplinarverfahrens unterbrochen. Stellt sich der erneute
Vorwurf als unbegründet oder falsch heraus, gilt die Frist
als nicht unterbrochen. Unterlagen, die nicht Personalaktendaten
sind und deren Aufnahme in die Personalakten deshalb unzulässig
war, sind mit Zustimmung des Beamten unverzüglich zu entfernen.
(2) Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil
einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister
sind mit Zustimmung des Beamten nach drei Jahren zu entfernen
und zu vernichten. Absatz 1 Satz 2 und 3 gilt entsprechend.
§ 56f Aufbewahrungsfristen für Personalakten
(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluß von der personalaktenführenden
Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind
abgeschlossen,
1. wenn der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem
öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres
der Vollendung des 65. Lebensjahres, in den Fällen des §
83 dieses Gesetzes und des § 10 der Landesdisziplinarordnung
jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger nicht
mehr vorhanden sind,
2. wenn der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene
verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,
3. wenn nach dem verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte
Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die
letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist.
(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren,
Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und
Reisekosten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem
die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren.
Unterlagen , aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist,
sind unverzüglich zurückzugeben, wenn sie für den
Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt
werden.
(3) Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres,
in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren;
besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs,
sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.
(4) Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
vernichtet. Die Vorschriften des Archivgesetzes des Landes Berlin
bleiben unberührt.
§ 56g Automatisierte Verarbeitung von Personalaktendaten
(1) Personalaktendaten dürfen in Dateien nur für
Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet
werden (Personalinformationssystem). Ihre Übermittlung ist
nur nach Maßgabe des § 56d zulässig. Ein automatisierter
Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit
durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist.
(2) Personalaktendaten im Sinne des § 56a dürfen
automatisiert nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von
den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch
getrennt verarbeitet und genutzt werden.
(3) Von den Unterlagen über medizinische oder psychologische
Untersuchungen und Tests dürfen im Rahmen der Personalverwaltung
nur die Ergebnisse automatisiert verarbeitet oder genutzt werden,
soweit sie die Eignung betreffen und ihre Verarbeitung oder Nutzung
dem Schutz des Beamten dient.
(4) Beamtenrechtliche Entscheidungen dürfen nicht ausschließlich
auf Informationen und Erkenntnisse gestützt werden, die unmittelbar
durch automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gewonnen
werden.
(5) Bei erstmaliger Speicherung ist dem Betroffenen die Art
der über ihn gemäß Absatz 1 gespeicherten Daten
mitzuteilen, bei wesentlichen Änderungen ist er zu benachrichtigen.
Ferner sind die Verarbeitungs- und Nutzungsformen automatisierter
Personalverwaltungsverfahren zu dokumentieren und einschließlich
des jeweiligen Verwendungszweckes sowie der regelmäßigen
Empfänger und des Inhalts automatisierter Datenübermittlung
allgemein bekanntzugeben.
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