5.5.5 Personalwesen

Neues Personalaktenrecht endlich verabschiedet

Mit Gesetz vom 21. September 1995 [132] hat der Berliner Gesetzgeber das Personalaktenrecht grundlegend neu gestaltet. Er folgte damit dem Bundesgesetzgeber, der die rahmenrechtlichen Vorgaben gesetzt hatte.

Zur Personalakte gehören gemäß § 56 Landesbeamtengesetz (LBG) alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Nicht Bestandteil der Personalakte sind daher Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. Nebenakten dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind. Sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist und die sich auch in der Grundakte und Teilakten befinden. In die Grundakte ist dabei ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.

Erhebungs- und Verarbeitungsvoraussetzungen

Der Dienstherr darf gemäß § 56 Abs. 4 LBG personenbezogene Daten der Bewerber, Beamte und ehemalige Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt.

Der Unterausschuß "Datenschutz" des Innenausschusses und auch dieser Ausschuß selbst hatten in der parlamentarischen Beratung des Gesetzentwurfs mehrheitlich unseren Vorschlag aufgegriffen, wonach der Senat durch Rechtsverordnung den Umfang und die Verarbeitung der zu erhebenden Personaldaten im einzelnen bestimmen sollte. Damit wäre zumindest im Land Berlin einer Forderung entsprochen worden, die die Datenschutzbeauftragte des Bundes und der Länder seit jeher erhoben haben: Für den Bewerber sollte transparent festgelegt werden,

• welche personenbezogenen Informationen von ihm verlangt bzw. über ihn eingeholt werden, wie sie genutzt werden dürfen und wann sie zu löschen sind,

• ob und unter welchen Voraussetzungen und in welchem Stadium des Verfahrens der Bewerber sich Tests, Untersuchungen und Überprüfungen zu unterziehen hat,

• ob und inwieweit private Institutionen daran mitwirken und welche vertraglichen Sicherungen zum Schutz personenbezogener Daten zu vereinbaren sind und

• daß die Daten jeweils erst zu dem Zeitpunkt, in dem sie für das Verfahren erforderlich werden, und mit dem geringstmöglichen Eingriff erhoben werden.

Trotz der Beschlußlage im Innenausschuß wurde in der 2. Lesung des Gesetzentwurfs im Plenum des Abgeordnetenhauses die Streichung der Verordnungsermächtigung und damit die Wiederherstellung der ursprünglichen Entwurfsfassung beantragt. Dieses ungewöhnliche Verfahren veranlaßte mich, in der Plenardebatte vom 22. Juni 1995 [133] das Wort zu ergreifen und für die Annahme der Ausschußvorlage zu plädieren. Nach Zurückverweisung des Entwurfs an den Innenausschuß rückte dieser von seinem früheren Beschluß ab und empfahl, die Verordnungsermächtigung zu streichen. In dieser - vom Abgeordnetenhaus schließlich verabschiedeten - Fassung des Landesbeamtengesetzes ist nur noch vorgesehen, daß Personalfragebogen ab dem 1. Januar 1996 der Genehmigung der zuständigen obersten Dienstbehörde bedürfen. Wir gehen davon aus, daß die obersten Dienstbehörden den Berliner Datenschutzbeauftragten beteiligen werden, bevor sie derartige Genehmigungen erteilen. Eine derartige Beteiligung wurde während der Beratungen im Unterausschuß "Datenschutz" von allen Franktionen für notwendig gehalten.

Diese Daten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. Bei automatisierter Verarbeitung dieser Daten dürfen Personalaktendaten in Dateien nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet werden (Personalinformations-system - § 56 g LBG -). Ein automatisierter Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist. Beihilfedaten dürfen automatisiert nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt verarbeitet und genutzt werden.

Eine Besonderheit gilt bei Unterlagen über medizinische oder psychologische Untersuchungen und Tests. Hier dürfen im Rahmen der Personalverwaltung nur die Ergebnisse automatisiert verarbeitet oder genutzt werden, soweit sie die Eignung betreffen und ihre Verarbeitung oder Nutzung dem Schutz des Beamten dient.

Zugang zur Personalakte

Zugang zur Personalakte dürfen gemäß § 56 Abs. 2 LBG nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist.

Die Personalakte darf ohne Einwilligung des Beamten ferner für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft der obersten Dienstbehörde oder einer im Rahmen der Dienstaufsicht weisungsbefugten Behörde vorgelegt werden. Das gleiche gilt für Behörden desselben Geschäftsbereichs, sobald die Vorlage zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung notwendig ist. Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden Behörden ein medizinisches Gutachten erstellen, darf die Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung vorgelegt werden (§ 56 d Abs. 1 LBG).

Dagegen dürfen Auskünfte an Dritte nur mit Einwilligung des Beamten erteilt werden, es sei denn, daß die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz Berechtigter höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind gemäß § 56 d Abs. 2 LBG dem Beamten schriftlich mitzuteilen.

Im übrigen haben der Beamte selber sowie sein Bevollmächtigter gemäß § 56 c LBG auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses jederzeit ein Recht auf Einsicht in die vollständige Personalakte. Der Zusatz "jederzeit" wurde auf Wunsch des Unterausschusses "Datenschutz" in den Entwurf aufgenommen.Dies gilt auch für Hinterbliebene, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird.

Der Beamte hat darüber hinaus ein Recht auf Einsicht auch in andere Akten, die personenbezogene Daten über ihn enthalten und für sein Dienstverhältnis verarbeitet und genutzt werden, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Dies gilt nicht für Sicherheitsakten.

Fristen

Tilgungsfristen für Beschwerden, Behauptungen, Bewertungen Mitteilungen in Strafsachen sowie Aufbewahrungsfristen für Personalakten sind erstmals ebenfalls in diesem Gesetz in den § 56 e und 56 f LBG geregelt. Nach Ablauf dieser Fristen sind die jeweiligen Schriftstücke oder die gesamte Personalakte zu vernichten.

Auf unsere Initiative hin wurde die Frist, nach deren Ablauf der Beamte die Entfernung oder Vernichtung von Unterlagen über ihn betreffende Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die sich zwar nicht als unbegründet oder falsch erwiesen haben, aber für den Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf ein Jahr verkürzt (§ 56 e Abs. 1 Nr. 2 LBG).

Eine entsprechende Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Mitteilungen in Strafsachen, die nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, wurde in den Ausschußberatungen aus nicht nachvollziehbaren Gründen abgelehnt. Derartige Mitteilungen sind erst nach drei Jahren mit Zustimmung des Beamten zu entfernen und zu vernichten (§ 56 e Abs. 2 LBG).

Alarmpläne

Ein Berliner Krankenhausbetrieb beabsichtigte, von sämtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Erstellung des Alarmierungsplans die Angabe der privaten Telefonnummer zu verlangen und den Alarmierungsplan mit den entsprechenden Daten allen Beschäftigten zugänglich zu machen.

Voraussetzung für jede Art der Verarbeitung personenbezogener Daten ist sowohl nach dem Berliner Datenschutzgesetz als auch nach dem Bundesdatenschutzgesetz die Erforderlichkeit der Daten. Auch bei einer Katastrophe kann keineswegs davon ausgegangen werden, daß sämtliche Beschäftigte für eine Versorgung der Bevölkerung erforderlich sind. Sie würden sich höchstwahrscheinlich eher wechselseitig behindern.

Die Krankenhausleitung und der Sicherheitsbeauftragte sollten vielmehr auf der Grundlage des Personalstamms überlegen, welches Personal für welche Art von Katastrophe benötigt wird, und versuchen, diese Mitarbeiter auf freiwilliger Basis für eine Mithilfe zu gewinnen. Bei den im Krankenhaus beschäftigten Ärzten sowie bei bestimmten anderen Dienstkräften ergibt sich die Verpflichtung zur Hilfe bereits aus ihrem Dienst- und Arbeitsverhältnis. Im übrigen darf ein Katastrophenplan keineswegs jedem Mitarbeiter zugänglich gemacht werden, sondern lediglich dem Katastrophenschutzbeauftragten und den freiwilligen Helfern, damit eine Verständigung untereinander im Ernstfall reibungslos erfolgen kann. Der Plan ist von diesen verschlossen am Arbeitsplatz bzw. zu Hause aufzubewahren.

Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen

Anläßlich einer Anmeldung von Beschäftigten des Berliner Datenschutzbeauftragten für einen Kurs an der Verwaltungsakademie wurde uns mitgeteilt, daß eine Sammelmeldung unter anderem auch die Vergütungs- bzw. Besoldungsgruppe des jeweiligen Beschäftigten enthalten müsse.

Zur Erforderlichkeit dieser Angabe verwies die Verwaltungsakademie darauf, daß die Veranstaltungen regelmäßig zielgruppenbezogen seien. Die Besoldungs- bzw. Vergütungsgruppe gebe Aufschluß darüber, ob es sich um einen Gruppenleiter, Sachbearbeiter oder Zuarbeiter mit entsprechend unterschiedlichen Lernbedürfnissen und auch unterschiedlichen Bildungsvoraussetzungen handelt, so daß nur bei Kenntnis dieses Merkmals soweit wie möglich eine homogene Lerngruppe zusammengestellt werden könne. Wir haben der Verwaltungsakademie mitgeteilt, daß die Angabe der Laufbahn ausreichend sei, um eine an den unterschiedlichen Lernbedürfnissen der Dienstkräfte orientierte Einteilung der Gruppen zu ermöglichen. Im übrigen gibt die Besoldungs-/Vergütungsgruppe durchaus nicht immer Aufschluß über die konkrete Tätigkeit der Dienstkraft, da insbesondere Leitungsfunktionen auf Bezirksebene anders bewertet werden wie z. B. auf Landesebene. Mit Rundschreiben vom 6.11.1995 wurde nunmehr geregelt, daß diese Angabe freiwillig ist.

Beförderungsverfahren

Der Lehrerpersonalrat eines Bezirksamtes wies uns auf folgende Verwaltungspraxis der Schulaufsicht bei der Senatsverwaltung für Schule, Berufsbildung und Sport hin: In den Auswahlentscheidungen bei Beförderungsfällen, in deren Rahmen auch Fremdbeurteilungen herangezogen werden, kommt es zu wertenden Äußerungen der Schulaufsicht über die Arbeit von Lehrern, die im Bewerbungsvorgang nur als sog. "Medium" dienen. Diese wertenden Äußerungen werden den Betroffenen regelmäßig nicht zur Kenntnis gegeben und sie werden auch nicht in ihre Personalakten abgeheftet, sondern zu Bestandteilen von Sachakten gemacht, von denen die betroffenen Mitarbeiter keine Kenntnis und auf die sie auch keinen Zugriff haben.

Wir haben der Senatsverwaltung unsere datenschutzrechtlichen Bedenken mitgeteilt, woraufhin im November 1994 eine dienstliche Anweisung erging, die eine Anonymisierung der Unterrichtsbewertungsvermerke durch die prüfenden Referenten nunmehr vorschreibt. Anläßlich eines späteren Besuchs bei der Senatsschulverwaltung baten wir, die älteren Vorgänge ebenfalls zu anonymisieren. Wir verdeutlichten, daß die Bewerbungsvorgänge einschließlich der darin enthaltenen Bewertungsvermerke keinesfalls zu Zwecken der dienstlichen Beurteilung der "Medien" herangezogen werden dürfen, es sei denn, dies wird von diesen ausdrücklich gewünscht. Sollte letzteres der Fall sein, so kann der Bewertungsvermerk Teil des Beurteilungsvorganges hinsichtlich des "Mediums" werden, müßte jedoch vorher bezüglich des Bewerbers anonymisiert werden. Die Senatsverwaltung wird gemäß unseren Empfehlungen verfahren.

Personalüberhanglisten

In der Vergangenheit haben wir uns mehrfach zum Problem der Offenbarung von Personaldaten von Überhangkräften und zur Weitergabe von Personalakten dieses Personenkreises geäußert. Zuletzt hat die Senatsverwaltung für Inneres mit Rundschreiben vom 9. März 1989 Vorgaben für die Verwaltungen gemacht. Danach sollen die Dienstbehörden auf Anforderung von anderen Dienstbehörden in konkreten Stellenbesetzungsfällen schriftliche Informationen nach einem beigefügten Formblatt anstelle der Personalakten übersenden. Dieses Formblatt enthält folgende Angaben: Namen und Vornamen, Geburtsjahr, Wohnbezirk, Personalüberhanglistennummer, Telefonnummer, derzeitige Dienststelle, derzeitiges Arbeitsgebiet lt. Geschäftsverteilungsplan, Berufsausbildung, Studienabschluß, bisherige berufliche Tätigkeit, besondere fachliche Kenntnisse oder Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen. Dieses von der Senatsverwaltung für Inneres vorgegebene Verfahren halten wir datenschutzrechtlich für akzeptabel. Darüber hinausgehende Informationen über die betroffene Person dürfen ohne deren vorherige Einwilligung in keinem Fall an andere Dienstbehörden übermittelt werden. Dies ergibt sich für Beamte aus § 56 d Abs. 2 Landesbeamtengesetz, der auch für Angestellte im öffentlichen Dienst Anwendung findet.

Krankheiten und Fehltage

Von dem Lehrerpersonalrat eines Berliner Bezirkes erhielten wir den Hinweis, der Leiter einer dortigen Grundschule führe eine Datei mit den Fehlzeiten der an der Schule unterrichtenden Lehrkräfte über einen Zeitraum von 10 Jahren. Anläßlich von amtsärztlichen Untersuchungen werde dieser Fehlzeitenkatalog als Anhang zum Untersuchungsantrag der Personalvertretung vorgelegt.

Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist eine Speicherung von Personalaktendaten, die einem erhöhten Schutz unterliegen, nur solange zulässig, wie es der Zweck des Arbeitsverhältnisses unbedingt erfordert. Lange zurückliegende Fehlzeiten sind in den seltensten Fällen geeignet, Aufschluß über den aktuellen Gesundheitszustand des Beschäftigten zu geben. Insoweit sind sie für die ärztliche Diagnose/Prognose wenig hilfreich. Wenn keine weiteren besonderen Gründe für die lange Aufbewahrungsdauer vorliegen, ist die Speicherung der Fehlzeiten über diesen Zeitraum unzulässig [134]. Die Zulässigkeit der Speicherdauer hängt dabei vorrangig von den Umständen des Einzelfalls ab, sollte jedoch einen Zeitraum von zwei Jahren nicht übersteigen.

Die BVG hatte einen Mitarbeiter, der bereits längere Zeit arbeitsunfähig erkrankt war, aufgefordert, sich von einem vom Betrieb unabhängigen Arzt untersuchen zu lassen und diesen "freiwillig" von der ärztlichen Schweigepflicht zu entbinden, um eine Auswertung der Diagnosedaten durchführen und eine Zukunftsprognose abgeben zu können.

Die dem Arzt anvertrauten Geheimnisse und Daten unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht. Deren unbefugte Weitergabe ist nach § 203 Abs. 1 Nr. 1 Strafgesetzbuch mit Strafe bedroht. Deshab wird bei ärztlichen Begutachtungen auch zwischen Befund- und Bescheidbogen differenziert. Der Befundbogen enthält eine Dokumentation der medizinischen Daten des Arbeitsnehmers und bleibt beim Arzt. Für ihn gilt § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB, der es dem Arzt bei Strafe untersagt, Dritten, also auch dem Dienstherren oder Arbeitgeber des Untersuchten, Geheimnisse zu offenbaren, die ihm im Rahmen seiner Berufsausübung bekanntgeworden sind. Demgegenüber ist der sog. Bescheidbogen, der die Umsetzung der medizinischen Erkenntnisse für die betriebliche Praxis enthält, für die Personalverwaltung bestimmt. Der Bescheidbogen enthält personenbezogene Daten, die dem Arbeitgeber als Entscheidungshilfe für das konkrete Beschäftigungsverhältnis dienen können, wie z. B. Angaben über die Tauglichkeit für einen bestimmten Arbeitsplatz.

Jede Mitteilung, die über das reine Untersuchungsergebnis (z. B. "tauglich, eingeschränkt tauglich, nicht tauglich") hinausgeht, muß durch eine ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen gedeckt sein. Allein der Umstand, daß sich der Betroffene möglicherweise "freiwillig" einer (amts-)ärztlichen Untersuchung unterzogen hat, kann nicht als stillschweigende Einwilligung in weitergehende Offenbarungen betrachtet werden. Aber auch die ausdrückliche Einwilligung stellt den Arzt nicht von der Verantwortung frei, den Umfang der Offenbarung auf das erforderliche Maß zu reduzieren. Eine pauschale (formularmäßige) Mitteilung medizinischer Einzelangaben ist daher selbst dann unzulässig, wenn der Betroffene auf Verlangen seines Arbeitgebers darin eingewilligt hat. Vielmehr sind die medizinischen Angaben, die mit Einwilligung übermittelt werden, auf das für die Entscheidung der Dienstbehörde unerläßliche Ausmaß zu beschränken.

Auch für den Fall, daß die Dienstbehörde eine eigene ärztliche Stelle als Adressat der Daten bestimmen kann, gilt nichts anderes: Das ärztliche Berufsgeheimnis gilt auch dann, wenn Ärzte untereinander Daten offenbaren. Dies bringt auch die ärztliche Berufsordnung zum Ausdruck, die eine eingeschränkte Offenbarungsbefugnis mit Widerrufsrecht des Betroffenen lediglich bei Parallel- oder Nachbehandlung vorsieht.

Im Ergebnis führen diese Überlegungen zu einem gestuften Verfahren: Aufgrund der Übermittlung des Untersuchungsergebnisses, die keiner ausdrücklichen Einwilligung bedarf, kann die Dienstbehörde dann, wenn sie einen Bedarf an zusätzlichen Daten geltend machen kann (z. B. bei einer unterschiedlichen Bewertung der Diensttauglichkeit durch Dienstbehörde und Amtsarzt) den Betroffenen um die (ausdrückliche) Einwilligung in die Offenbarung weiterer Daten bitten, der dann vom Amtsarzt im erforderlichen Umfang entsprochen werden kann. Dies entspricht auch der gesetzlichen Regelung im Beamtenrecht (§ 77 LBG), über die wir im vergangenen Jahr berichtet haben [135].

Immer noch: Gauck-Überprüfungen

Ein ehemaliger Mitarbeiter einer Bezirksschulverwaltung beschwerte sich darüber, daß an sämtlichen Schulen in dem betreffenden Bezirk eine von der Abteilung Volksbildung erstellte Statistik ausgehängt worden war, die über arbeitsrechtliche Konsequenzen auf der Grundlage der Prüfungsergebnisse durch die Gauck-Behörde bei den Beschäftigten Aufschluß gab. In zwei Fällen wurden Fallzahlen "kleiner 3" angegeben.

Dieses Vorgehen verstieß gegen die Geheimhaltungsgrundsätze des § 16 Landesstatistikgesetz. Danach sind Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse, die für eine Landesstatistik gemacht worden sind, von den Amtsträgern, die mit der Durchführung von Landesstatistiken betraut sind, geheimzuhalten, soweit durch Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist. Die Weitergabe ausreichend anonymisierter Einzeldatensätze wird dabei unter der Voraussetzung als zulässig erachtet, daß bei Anlegung vernünftiger Maßstäbe die Daten einem einzelnen Betroffenen nicht mehr zuzuordnen sind. Verlangt wird folglich keine absolute Anonymisierung in dem Sinne, daß jede theoretisch denkbare Wiederherstellung des Personenbezuges ausgeschlossen sein muß, sondern eine gesteigerte faktische Anonymisierung, die nur mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft durchbrochen werden kann. Dies war hier jedoch nicht der Fall, da das plötzliche Ausscheiden von Lehrern in der jeweiligen Schule bekannt sein dürfte. Nicht bekannt ist jedoch in aller Regel der Grund für dieses plötzliche Ausscheiden. Werden nun in einer Statistik Einzel- oder "Zweier"-fälle bekanntgegeben, in denen Lehrer aufgrund von Gauck-Bescheiden ausgeschieden sind, ist es den Empfängern der Information an einer Schule möglich, den Zusammenhang mit einem vor kurzem ausgeschiedenen Lehrer herzustellen. Das Statistikgeheimnis ist damit verletzt. Aufgrund unserer Intervention wurden die Aushänge aus den Schulen entfernt.

Schließt der Datenschutz die Heimarbeit aus?

Ein Berliner Bezirksamt ist an uns mit der Frage herangetreten, ob in Anbetracht des Datenschutzes und einer stark eingeschränkten Möglichkeit der Kontrolle und Dienstaufsicht in Privatwohnungen "Heimarbeit" zugelassen und in den Forderungskatalog eines Frauenförderplans gemäß § 4 Landesgleichstellungsgesetz aufgenommen werden kann.

Wir haben der Bezirksverwaltung mitgeteilt, daß die Zulassung und Durchführung von Heimarbeit aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht ausgeschlossen ist. Allerdings ist von entscheidender Bedeutung, daß innerhalb der datenverarbeitenden Stelle (möglicherweise auch einheitlich für das gesamte Bezirksamt) organisatorische Regelungen darüber zu treffen sind, wer Heimarbeit zu genehmigen hat und wer für den jeweiligen konkreten Heimarbeitsauftrag datenschutzrechtlich verantwortlich ist. Man wird insofern zu unterscheiden haben zwischen Aufgaben der Texterfassung (reine Schreibarbeiten) und selbständiger Vorgangsbearbeitung bis hin zur "Heimarbeit" durch Leitungskräfte. Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die einen Dienstvorgesetzten haben, ist jeweils festzulegen, wer als ihr Dienstvorgesetzter Heimarbeit zulassen kann (so bei Texterfassung und Vorgangsbearbeitung) oder wer zumindest darüber zu informieren ist, wenn ein leitender Mitarbeiter einen Vorgang mit personenbezogenen Daten in seiner Privatwohnung bearbeiten will. Auch § 82 Abs. 3 Gemeinsame Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung (GGO I) sieht für die Mitnahme von Schriftgut eine derartige Zulassung durch den Dienstvorgesetzten vor.

Wir haben daher empfohlen, für die Zulassung von Heimarbeit in einer Dienstanweisung folgende Prüfschritte vorzusehen:

- Ist die Verarbeitung personenbezogener Angaben überhaupt zwingend erforderlich oder kann ein Vorgang auch ohne Personenbezug bzw. in anonymisierter Form zu Hause bearbeitet werden?

- Soweit die Texterfassung oder die Vorgangsbearbeitung ohne personenbezogene Angaben nicht möglich ist, muß dem Dienstvorgesetzten im einzelnen eine genaue Aufstellung der Vorgänge bzw. der Diktate vorgelegt werden, bevor dieser Heimarbeit zulassen kann.

- Die Person, die Heimarbeit leisten möchte, ist eindringlich darüber aufzuklären, daß sie sowohl beim Transport der Unterlagen zwischen Dienststelle und Privatwohnung als auch insbesondere im häuslichen Bereich wirksame Maßnahmen treffen muß, um den Zugriff Unbefugter (auch Familienangehöriger) auf diese Unterlagen zu verhindern.

Wenn daran gedacht ist, bei der Heimarbeit personenbezogene Daten mit automatisierten Verfahren zu bearbeiten, dann sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die dazu geeignet sind, die Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie die Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung sicherzustellen. Je nach der Sensitivität der zu verarbeitenden Daten, der Art der zu Hause auszuführenden Arbeitsprozesse und der eingesetzten IUK-Technik sind die Maßnahmen in einem Sicherheitskonzept festzulegen, dem realistische Risikobetrachtungen zugrunde liegen. Solche Sicherheitskonzepte sind stark vom Einzelfall abhängig, müssen aber geeignet sein, die Kentnisnahme der Daten durch Unbefugte und unzulässige Eingriffe in den Verarbeitungsprozeß wirksam zu verhindern.

Der für die Zulassung der Heimarbeit verantwortlichen Person (in der Regel dem Dienstvorgesetzten) ist mitzuteilen, welche Maßnahmen der Datensicherung nach § 5 Abs. 2 BlnDSG bei konventionellem Schriftgut bzw. nach § 5 Abs. 3 BlnDSG bei automatisierter Verarbeitung getroffen werden. Insofern empfiehlt sich insbesondere bei Schreibkräften, die Heimarbeit leisten, von der datenverarbeitenden Stelle eine Checkliste für technisch-organisatorische Maßnahmen vorzugeben, deren Einhaltung die Dienstkraft, die zu Hause arbeiten möchte, zusichern sollte.

Personenbezogene Daten, die Berufs- und besonderen Amtsgeheimnissen unterliegen (medizinische Daten, Personaldaten und Sozialdaten) sollten nicht in Heimarbeit verwendet werden.