Ausführungsvorschriften zu § 49 ASOG (Dateienrichtlinien)

1 Allgemeines

2 Verfahren bei der Errichtung einer Datei

3 Inhalt der Errichtungsanordnung
3.1 Dateiführende Stelle
3.2 Dateibezeichnung
3.3 Zweckbestimmung der Datei
3.4 Art der gespeicherten Daten und die Rechtsgrundlage ihrer Verarbeitung
3.5 Betroffener Personenkreis
3.6 Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten
3.7 Art und Herkunft regelmäßig empfangener Daten
3.8 Art der Verarbeitung, Fristen, Zugriffsberechtigung, technische und organisatorische Maßnahmen
3.9 Art der Datenverarbeitung bei automatisierten Dateien
3.10 Verfahren zur Übermittlung, Prüfung der Fristen, Auskunftserteilung und Unterrichtsverpflichtung

4 Überprüfung vorhandener Dateien

5 Anmeldung zum Dateienregister

6 Inkrafttreten

1 Allgemeines

Für jede automatisierte Datei über personenbezogene Daten und solche nicht-automatisierten Dateien über personenbezogene Daten, aus denen personenbezogene Daten an andere Stellen übermittelt werden, ist eine Errichtungsanordnung zu erlassen.

Hierunter fallen neben Dateien zu Zwecken der Gefahrenabwehr auch solche zur Strafverfolgung, solange die Strafprozeßordnung noch keine entsprechende Regelung enthält. Für Dateien, für die keine Errichtungsanordnung zu fertigen ist, sind Dateibeschreibungen nach § 19 BlnDSG erforderlich.

2 Verfahren bei der Errichtung einer Datei

Die Anordnung über die Errichtung einer Datei im Sinne der Nummer 1 trifft für alle kriminalpolizeilichen Bereiche der Landeskriminalpolizeidirektor oder sein Vertreter im Amt, in den übrigen Fällen der Landesschutzpolizeidirektor oder sein Vertreter im Amt jeweils unter Beteiligung des behördlichen Datenschutzbeauftragten.

Errichtungsanordnungen sind der Senatsverwaltung für Inneres zur Zustimmung vorzulegen. Nach Prüfung und Zustimmung übersendet der Polizeipräsident in Berlin die Errichtungsanordnungen auf dem Dienstweg dem Berliner Datenschutzbeauftragten.

Der Betrieb einer Datei darf erst aufgenommen werden, wenn die Zustimmung der Senatsverwaltung für

Inneres vorliegt. Bei Gefahr im Verzug darf der Betrieb ohne Zustimmung aufgenommen werden. Diese ist unverzüglich einzuholen.

Der Zeitpunkt der Betriebsaufnahme ist der Senatsverwaltung für Inneres in jedem Fall anzuzeigen.

3 Inhalt der Errichtungsanordnung

Die Errichtungsanordnung muß folgende Angaben enthalten:

3.1 Dateiführende Stelle

Es ist die Organisationseinheit zu benennen, bei der die Datei geführt wird.

3.2 Dateibezeichnung

Die Datei muß aufgrund ihrer Bezeichnung eindeutig bestimmbar sein und einen Hinweis auf ihren Inhalt geben.

3.3 Zweckbestimmung der Datei

Hier ist der konkrete Zweck zu nennen, zu dessen Erfüllung die Kenntnis der Daten erforderlich ist.

3.4 Art der gespeicherten Daten und die Rechtsgrundlage ihrer Verarbeitung

3.4.1 Art der gespeicherten Daten An dieser Stelle ist festzulegen, welche Einzelangaben über persönliche Verhältnisse von Personen gespeichert werden (z. B. Namen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse usw.).

3.4.2 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Entsprechend der Art der zu speichernden Daten können verschiedene Rechtsgrundlagen in Betracht kommen. Diese sind anzugeben. Dabei können die Angaben auch gruppenweise bzw. für alle Arten gemeinsam erfolgen.

3.5 Betroffener Personenkreis

Es ist festzulegen, über welche Personen und Personengruppen Daten gespeichert werden.

3.6 Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten

Hier sind die unter Nummer 3.4.1 genannten Daten zu benennen, die regelmäßig übermittelt werden sollen. Als Empfänger ist diejenige Stelle zu bezeichnen, an die die Daten regelmäßig übermittelt werden.

3.7 Art und Herkunft regelmäßig empfangener Daten

Zur Erläuterung wird auf Nummer 3.6 und 3.4.1 verwiesen.

3.8 Art der Verarbeitung, Fristen, Zugriffsberechtigung, technische und organisatorische Maßnahmen

3.8.1 Art der Verarbeitung Hier ist anzugeben, ob die Verarbeitung automatisiert oder nicht-automatisiert erfolgen soll.

3.8.2 Fristen für die Prüfung der Daten Hierfür sind die Fristen der Rechtsverordnung nach § 48 Abs. 4 ASOG maßgebend.

3.8.3 Zugriffsberechtigung Hier ist der zugriffsberechtigte Mitarbeiterkreis zu benennen.

3.8.4 Technische und organisatorische Maßnahmen nach § 5 BlnDSG An dieser Stelle sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 5 BlnDSG, die zur Sicherung der zu errichtenden Datei getroffen werden, kurz zu beschreiben.

3.9 Art der Datenverarbeitung bei automatisierten Dateien

3.9.1 Art und Typ des Systems Hier ist anzugeben, ob es sich um ein Einzelplatzsystem oder ein Mehrplatzsystem handelt. Im übrigen kann auf das Ordnungsmerkmal des nach § 19 Abs. 4 BlnDSG zu führenden Geräteverzeichnisses verwiesen werden, soweit dieses bekannt ist.

3.9.2 Betriebsart des Verfahrens Hier sind Angaben zur Betriebsart des Verfahrens (Dialog- Batch) und eingesetzten Software zu machen.

3.10 Verfahren zur Übermittlung, Prüfung der Fristen, Auskunftserteilung und Unterrichtsverpflichtung

3.10.1 Art der Übermittlung Es ist anzugeben, ob eine regelmäßige Übermittlung im automatisierten Rechnerverbund bzw. im automatisierten Abrufverfahren oder durch Austausch von Datenträgern, Listen u.ä. erfolgt. Bei einem automatisierten Abrufverfahren sind Empfänger und Rechtsgrundlage hierfür zu benennen.

3.10.2 Einhaltung der Prüffristen Hier ist anzugeben, wie die Einhaltung der Fristen nach Nummer 3.8.2 sichergestellt wird, insbesondere ob eine automatisierte Wiedervorlage vorgesehen ist oder nicht. Bei automatisierter Wiedervorlage ist das Verfahren zu erläutern.

3.10.3 Auskunftserteilung und Unterrichtsverpflichtung Es ist anzugeben, durch welche Organisationseinheiten die Auskunftserteilung auf Antrag gemäß § 50 ASOG und die Unterrichtung gemäß § 43 Abs. 3 ASOG erfolgen.

4 Überprüfung vorhandener Dateien

Der Polizeipräsident in Berlin überprüft in angemessenen Zeitabständen die Notwendigkeit der Weiterführung oder Änderung der Dateien. Die Senatsverwaltung für Inneres und der Berliner Datenschutzbeauftragte sind über das Ergebnis zu informieren.

5 Anmeldung zum Dateienregister

Der Polizeipräsident in Berlin meldet die von ihm betriebenen automatisierten und nicht-automatisierten Dateien, aus denen personenbezogene Daten an Dritte übermittelt werden, zu dem vom Berliner Datenschutzbeauftragten geführten Dateienregister nach § 25 BlnDSG an. Sollen die Dateien in das besondere - nicht der Öffentlichkeit zugängliche - Dateienregister aufgenommen werden, ist das besondere öffentliche Interesse an der Geheimhaltung dieser Dateien zu begründen. Dem Berliner Datenschutzbeauftragten ist Gelegenheit zu geben, sich hierzu zu äußern.

6 Inkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschriften treten am 1. Januar 1993 in Kraft. Sie treten mit Ablauf des 31. Dezember 2002 außer Kraft.