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Arbeitsgruppe für den Schutz der Rechte von Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten
Künftige Arbeit im Hinblick auf Verhaltensregeln:
ARBEITSUNTERLAGE
über das Verfahren für die Prüfung der Verhaltensregeln der Gemeinschaft durch die Arbeitsgruppe
Von der Arbeitsgruppe am 10. September 1998 angenommen
(WP 13 - GD XV D/ 5004/ 98 - DE endgültig)
Einführung
Mit dieser Arbeitsunterlage soll das Verfahren geklärt werden, das die betroffenen Parteien bei der Vorlage von Verhaltenskodizes
der Gemeinschaft und der anschließenden Beurteilung durch die Arbeitsgruppe gemäß Artikel 27 und 29 der Richtlinie 95/46/EG zu befolgen haben.
Als erstes werden in diesem Dokument die grundlegenden Verfahrensschritte zusammengefaßt, anschließend
werden einige spezifische Regeln für jeden der grundlegenden Verfahrensschritte definiert. Die Regeln werden gegebenenfalls
im Lichte der Erfahrungen überprüft.
Grundlegende Verfahrensschritte
Die Verfahrensschritte für die Annahme und Prüfung der Verhaltenskodexe durch die Arbeitsgruppe sind:
- Vorlage und Annahme
- Vorbereitung der Stellungnahme der Arbeitsgruppe
- Stellungnahme der Arbeitsgruppe und Mitteilung an die Beteiligten.
Artikel 1:
Allgemeine Bestimmungen
Für die Zwecke dieser Regeln bedeutet:
1.1. "Richtlinien" die Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr und die Richtlinie 97/66/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. Dezember 1997 über die Verarbeitung personenbezogener Daten und den Schutz der Privatsphäre im Bereich der Telekommunikation;
1.2. "Arbeitsgruppe" die Arbeitsgruppe für den Schutz von Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten nach Artikel 29 der Richtlinie 95/46/EG;
1.3. "Verhaltensregeln" alle Verhaltensregeln der Gemeinschaft gemäß Artikel 27 Absatz 3 der Richtlinie 95/46/EG einschließlich der Änderungen und Erweiterungen bestehender Verhaltenskodexe der Gemeinschaft.
Artikel 2:
Bestimmungen für die Vorlage und Annahme der der Arbeitsgruppe zur Prüfung unterbreiteten Verhaltensregeln
2.1. Ein Entwurf gemeinschaftlicher Verhaltensregeln kann der Arbeitsgruppe von jeder repräsentativen Organisation des betroffenen Bereichs zur Prüfung unterbreitet werden, die in einer signifikanten Anzahl von Mitgliedstaaten niedergelassen oder tätig ist;
2.2. Ein solcher Entwurf von Verhaltensregeln muß sorgfältig, vorzugsweise in Beratung mit den betroffenen Personen oder ihren Vertretern, erstellt werden und die Organisation oder den Sektor klar bestimmen, auf die die Verhaltensregeln Anwendung finden sollen.
2.3. Entwürfe von Verhaltensregeln sind in einer Sprache der Gemeinschaft mit einer englischen und französischen Übersetzung sowie einer Begründung über das Sekretariat (Europäische Kommission, GD XV-D1) an den Vorsitzenden der Arbeitsgruppe zu schicken.
2.4. Verfrühte Entwürfe und Verhaltensregeln, die die oben (in den Absätzen 2.1. bis 2.3) genannten Kriterien nicht erfüllen, werden von der Arbeitsgruppe nicht zur Prüfung angenommen.
2.5. Das Sekretariat bestätigt den Eingang des Entwurfs der Verhaltensregeln.
2.6. In Konsultation mit dem Vorsitzenden erstellt das Sekretariat einen Bericht, in dem festgestellt wird, ob ein Entwurf von Verhaltensregeln die Kriterien für die Annahme gemäß den Absätzen 2.1. bis 2.3. erfüllt oder nicht.
2.7. Der Vorsitzende entscheidet, ob ein vorgelegter Entwurf von Verhaltensregeln die Kriterien für die Annahme erfüllt. Sind seines Erachtens diese Kriterien nicht erfüllt, so unterrichtet er die Mitglieder der Arbeitsgruppe und setzt eine Frist für mögliche Reaktionen. Sofern nicht zwei oder mehr Mitglieder fordern, daß die Frage in der nächsten Sitzung der Arbeitsgruppe erörtert wird, wird die Entscheidung des Vorsitzenden der vorlegenden Partei mit den Gründen für die Ablehnung notifiziert.
Artikel 3:
Bestimmungen für die Erstellung der Stellungnahme der Arbeitsgruppe
3.1. Eingebrachte Entwürfe von Verhaltensregeln, die die Kriterien für die Annahme erfüllen, werden allen Mitgliedern der Arbeitsgruppe zugeschickt.
3.2. In Konsultation mit dem Vorsitzenden erstellt das Sekretariat Vorschläge für die Vorbereitung der Stellungnahme zur Diskussion durch die Arbeitsgruppe. Diese Vorschläge:
- können die Einrichtung spezifischer Arbeitsgruppen oder Task forces anregen, die sich aus einem oder mehreren Mitgliedern der Arbeitsgruppe zusammensetzen und vom Sekretariat unterstützt werden,
- können zu einem vereinfachten Verfahren für die Prüfung vorgelegtes Verhaltensregeln aufrufen, insbesondere im Fall von Änderungen oder Erweiterungen geltender Verhaltensregeln, und
- empfehlen der Arbeitsgruppe, ob und wie die Arbeitsgruppe die Stellungnahmen der betroffenen Personen, ihrer Vertreter oder anderer Parteien einholen sollte.
3.3. In einer ersten Diskussion vorgelegter Verhaltensregeln legt die Arbeitsgruppe auf der Grundlage der in Artikel 3 Absatz 3.2. genannten Vorschläge das Verfahren für die Stellungnahme und ihre Vorbereitung fest.
3.4. Die Vorbereitung der Stellungnahme kann einen Kontakt mit der unterbreitenden Partei und anderen Beteiligten umfassen, um weitere Informationen und Klarstellungen zu erzielen oder notwendige Verbesserungen der unterbreiteten Verhaltensregeln zu erörtern und gegebenenfalls einen überarbeiteten Entwurf der Verhaltensregeln vorzulegen.
3.5. Die Arbeitsgruppe kann weitere Leitlinien oder Anweisungen für die Erstellung der Stellungnahme zu vorgelegten Verhaltensregeln geben.
Artikel 4:
Bestimmungen für die Stellungnahme der Arbeitsgruppe und die Übermittlung der Stellungnahme an die betroffenen Parteien
4.1. Die Arbeitsgruppe bestimmt, ob unterbreitete Verhaltensregeln
- mit den Datenschutzrichtlinien und gegebenenfalls den zur Umsetzung dieser Richtlinien erlassenen einzelstaatlichen Vorschriften im Einklang stehen,
- ausreichende Qualität und Kohärenz aufweisen und genügenden zusätzlichen Nutzen für die Richtlinien und andere geltende Datenschutzrechtsvorschriften liefern, insbesondere, ob der Entwurf der Verhaltensregeln ausreichend auf die spezifischen Fragen und Probleme des Datenschutzes in der Organisation oder dem Sektor ausgerichtet ist, für die er gelten soll, und für diese Fragen und Probleme ausreichend klare Lösungen bietet.
4.2. Die Arbeitsgruppe teilt der unterbreitenden Partei und den anderen Betroffenen ihre Stellungnahme mit. Ist diese Stellungnahme nicht positiv, so nennt sie die Gründe für die Negativentscheidung.
4.3. Die Kommission kann die Stellungnahme der Arbeitsgruppe in geeigneter Art und Weise veröffentlichen.
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